Fallstudie Wirtschaft

Zusammenfassung

TOIN entwickelte für einen Telekom-Hersteller eine Organisation, um schnell auf interne geschäftliche Übersetzungsanforderungen zu reagieren, deren Volumen nicht vorhersehbar war. Es gelang uns, ein System zu entwickeln, das so zweckmäßig war wie eine firmeninterne Übersetzung.

Herausforderungen

• Für die Übersetzung interner Dokumente wurden firmeninterne Übersetzer benötigt.
• Das Übersetzungsvolumen war nicht vorhersehbar.
• Dokumente wie Besprechungsprotokolle mussten schnell übersetzt werden.
• Es war für externe Personen schwierig, die firmeninterne Terminologie zu verstehen.

Lösungen

• TOIN erstellte eine Übersetzungsgruppe aus Personen, die zeitweilig beim Kunden gearbeitet hatten und mit der firmeninternen Terminologie vertraut waren.
• Wir erstellten ein internes Übersetzungsauftragssystem, in dem wir die nötigen Informationen zur gleichen Zeit erhielten, wie das Personal des Kunden.
• Wir stellten DTP-Spezialisten ein und wiesen sie dem Team zu.

Fazit

• TOIN konnte die Kosten de internen Übersetzungsabteilung dramatisch senken.
• Unser System war so zweckmäßig wie die firmeninterne Durchführung von Übersetzungen.
• Wir führen jetzt fast alle Übersetzungen der firmeninternen Dokumente des Kunden durch.

Fallstudie

Der Kunde in dieser Fallstudie ist ein Hersteller von Telekom-Geräten mit Hauptsitz in Europa. Er benötigte nicht nur produktbezogene Übersetzungen, sondern auch Übersetzungen firmeninterner Dokumente. Der Kunde hatte firmeninterne Übersetzer, aber das Volumen der zu übersetzenden Dokumente, wie Besprechungsunterlagen und Briefe, war nicht vorhersehbar. Deshalb musste die Personalbesetzung immer am oberen Ende der Anforderungen liegen, was Bedenken bezüglich steigender Personalkosten hervorrief. Das Unternehmen erwägte ein teilweises Outsourcing der Übersetzungen, was aber nie durchgeführt wurde, da es schwierig war, interne Terminologie konsistent zu halten und die gleiche schnelle Bearbeitung wie durch firmeninterne Übersetzer zu erhalten.
Als TOIN davon erfuhr, beschloss es, ein System für firmeninterne Dokumente zu erstellen, das als Erweiterung der kundeneigenen Abteilung fungieren würde.
Die Übersetzungsauftragsabteilung des Kunden besteht aus mehreren Unterabteilungen. Wir entwickelten ein Verfahren, das sicherstellte, dass per E-Mail an die firmeninternen Übersetzungsabteilungen des Kunden gesendete Auftragsinformationen auch an TOIN gingen. Zudem wiesen wir dem Projekt Übersetzer zu, die zeitweilig beim Kunden gearbeitet hatten und deshalb mit der speziellen firmeninternen Terminologie vertraut waren.

Die firmeninternen Dokumente kommen in verschiedenen Formaten, darunter MS Word, PowerPoint und PDF. Wir bildeten ein Team, das mit allen Formaten umgehen konnte und das aus einem speziell abgestellten Projektmanager, DTP-Spezialisten, Übersetzungsqualitäts-Managern und der Übersetzergruppe bestand.

Und obwohl es sich um firmeninterne Dokumente handelte, war der Kunde schließlich eine Hersteller von Telekom-Geräten, so dass die spezielle Terminologie der Telekom-Branche verwendet werden musste. In dieser Hinsicht hatte TOIN langjährige Erfahrung im Bereich von Telekom-Geräten, so dass wir Übersetzer mit der nötigen Expertise bereitstellen konnten.

Zuerst schien es, als ob der Kunde zögerte, Dokumente nach außen zu senden, da das Auftragsvolumen unsere anfänglichen Erwartungen nicht übertraf. Als Reaktion darauf beschlossen wir, das Vertrauen unsere Kunden zu gewinnen, indem wie unsere hohen Qualitätsstandards und schnelle Bearbeitungszeit noch verbesserten. Wir strebten in allen Bereichen nach Verbesserungen, erstellten ein Glossar und beschleunigten unsere Prozesse noch mehr. Nach etwa sechs Monaten stieg der Auftragsumfang an, und heute übersetzen wir fast alle internen Dokumente des Kunden.