Betriebshandbücher

Betriebshandbücher sollten Mitarbeitern und Franchisenehmern komplexe Sachverhalte präzise und effektiv vermitteln.

Wir produzieren Handbücher auf der Grundlage unserer unübertroffenen Expertise, die wir uns durch die jahrelange Erstellung technischer Dokumentation erworben haben.

Unsere Berater sammeln detaillierte Informationen über den Betrieb des Kunden, um das optimale Betriebshandbuch zu produzieren.

• Firmeninterne Betriebshandbücher
• Verkaufsförderungshandbücher
• Franchise-Hauptbürohandbücher
• Franchisenehmer-Handbücher 

Fallstudie: Hotel

Zusammenfassung

Ein Hotelkunde kam mit einem ungewöhnlichen Auftrag zu TOIN: ein Betriebshandbuch ohne den üblichen Inhalt, wie technische Daten. TOIN löste das Problem des Kunden durch eine kreative und effiziente Nutzung von Technik und Personal.

Herausforderungen

• Es gab keine offensichtlichen Funktionen oder technischen Daten
• Derartige Handbücher basieren auf Gesprächen mit dem Personal, weshalb es schwierig ist, Informationen systematisch darzustellen.
• Es gibt wenige technische Redakteure in einem derart spezialisierten Feld

Lösungen

• Wir verwendeten volkskundliche Gesprächsforschungsmethoden in Interviews, um Effizienz und Systematik sicherzustellen
• Der für das Projekt gewählte technische Redakteur ist ein erfahrender Software-Ingenieur mit Erfahrung in der Erstellung von Management-Betriebssystemen

Fazit

• Wir entwickelten ein einzigartiges volkskundliches Gesprächssystem für die Erstellung von Betriebshandbüchern
• Wir halfen unserem Kunden, indem wir ursprünglich im IT-Bereich erworbene Expertise auf das Gastgewerbe anwendeten

Fallstudie

Nachdem eine mit einer Fluggesellschaft assoziierte Hotelkette über den Erfolg von TOIN beim Produzieren von Dokumentation für den IT-Bereich gehört hatte, bat sie uns, zur Unterstützung ihrer landesweiten Expansion ein Hotel-Betriebshandbuch zu verfassen. Es handelte sich um ein unkonventionelles Betriebshandbuch. Bei normalen Benutzerhandbüchern erlernt man die Funktionen über die technischen Daten. Wir verwenden diese Informationen bei der Erstellung des Handbuchs, stellen dem Kunden die Produktfunktionen und Betriebsmethoden vor, und entwerfen das Drucklayout.

Allerdings sind technische Daten bei Betriebshandbüchern meist nicht relevant. Um spezifische Informationen für die Produktion des Handbuchs zu erhalten, muss man zahlreiche Interviews durchführen. Da wir für dieses Beispiel ein Handbuch für einen Kellner schrieben, gingen wir in die Küche und interviewten den Chefkoch und baten den Kellner und den Weinkellner um spezifische Betriebsbeispiele. Auf dieser Grundlage verfassten wir eine Beschreibung, die wir dann wieder dem Personal vorlegten. Dieser Prozess wiederholte sich mehrmals. Zuerst scheint es, als ob keine Systematik hinter dieser Methode steckte. Aber einer unserer Mitarbeiter bei TOIN hatte die volkskundliche Gesprächsforschungsmethode an der Universität studiert. Auf der Grundlage seiner Ideen systematisierten wir die Informationen, die wir gesammelt hatten, und produzierten ein erfolgreiches Handbuch.

Da das Handbuch bei der Expansion der Hotelkette nützlich war, bat uns der Kunde, auch ein Management-Betriebshandbuch für die allgemeine Verwaltung und Buchführung zu produzieren. Ein erfahrener Software-Ingenieur verfasste dieses Handbuch. Seine Erfahrung und Einsicht in die Arbeit der Verwaltung und Buchführung, die er bei der Entwicklung des Netzwerks der Firma gewonnen hatte, war von unschätzbaren Wert.